Privacy- en cookieverklaring

Datum: Maart 2023, versie 1 2

Inleiding
MijnLeesclub.nl verwerkt uw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwd. Wij vinden het belangrijk dat u vertrouwen heeft in onze website rondom al onze diensten en producten voor leesclubs. Daarom doen we er graag alles aan om uw privacy te beschermen. De regels over het beschermen van uw privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op de naleving van de wet. MijnLeesclub.nl handelt binnen de kaders van de wet en maakt daarvoor onder andere gebruik van de privacy documenten die beschikbaar zijn gesteld door Probiblio, Rijnbrink en Flevomeer Bibliotheek. Dit zijn Provinciaal Ondersteunings Instellingen van bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland, Gelderland, Overijssel en Flevoland.

1.1 Opbouw privacyverklaring
In de inleiding van dit document is informatie te vinden over MijnLeesclub.nl. MijnLeesclub.nl is de organisatie verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens. In de onderstaande paragrafen beschrijven we welke persoonsgegevens we verwerken en voor welke doelen we dit doen. Ook lichten we toe voor welke diensten we de gegevens verwerken en op basis van welke grondslag we dit mogen doen. Het delen van gegevens met andere partijen is belicht, evenals het verwerken van persoonsgegevens buiten de EU. De beveiliging van persoonsgegevens komt aan bod samen met het behandelen van de bewaartermijnen. Als laatst is een onderdeel toegevoegd over welke rechten u als klant heeft en de mogelijkheid om een klacht in te dienen of contact op te nemen met MijnLeesclub.nl.

1.2 Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer. Soms aggregeren of anonimiseren we uw persoonsgegevens zodat u niet meer herleidbaar bent als persoon.

1.3 Ben u verplicht om persoonsgegevens te verstrekken?
Ja, in de meeste gevallen wel. Want in veel gevallen is het nodig om uw persoonsgegevens te gebruiken om u de dienst of product te kunnen bieden die u bij ons afneemt. In dat geval is het gebruiken van uw gegevens noodzakelijk voor de overeenkomst (in veel gevallen: het lidmaatschap van de bibliotheek). Voor andere diensten bent u niet verplicht om gegevens te verstrekken.

1.4 Gegevens verzameld bij anderen?
MijnLeesclub.nl verzamelt geen gegevens bij derde partijen. De enige gegevens die wij verwerken ontvangen we van de betrokkenen zelf.

1.5 Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?
MijnLeesclub.nl is de juridische verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

1.6 Wie is de functionaris van gegevensbescherming of privacy officer?
MijnLeesclub.nl heeft gekozen voor een externe privacy officer. Deze functie wordt vervuld door Mevrouw R. Zwanenburg, en te bereiken via het e-mailadres privacy@probiblio.nl.
Welke persoonsgegevens gebruiken wij voor onze diensten en producten?
Persoonsgegevens kunnen voor het gemak worden onderverdeeld in categorieën. Wij gebruiken de volgende categorieën persoonsgegevens van u:
2.1 (categorie 1) Naam en contactgegevens:
Dit zijn uw voor- en achternaam, adres, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer.
2.2 (categorie 2) Leengegevens:
Dit zijn de gegevens over de boeken en e-books die u hebt geleend.
2.3 (categorie 3) Bibliotheekgegevens:
Dit zijn de gegevens over uw lokale bibliotheek.
Welke cookies verzamelt de website?
De website verzamelt functionele en analytische cookies. Functionele cookies worden gebruikt om boekreserveringen en het winkelmandje te laten functioneren. Analytische cookies worden gebruikt om (anonieme) bezoekstatistieken te meten en op basis daarvan de website te verbeteren. Er worden geen marketingcookies verzameld via deze website.
Voor welke doelen gebruiken we uw gegevens?
Wij gebruiken de genoemde persoonsgegevens voor verschillende doelen. Voor het gemak gebruiken wij (generieke) hoofddoelen en (specifiekere) subdoelen.
3.1 A. Leveren van diensten
A1. Inschrijven in onze systemen
A2. Opmaken van account op website
A3. Klantenservice
A4. Authenticatie van de klant
A5. Transacties uitvoeren
3.2 B. Onderzoek en statistiek
B1. Bijhouden van aantal nieuwe klanten per regio
B2. Analyseren van deze data
B3. Verbeteren van onze website
B4. Verbeteren onze dienstverlening
3.3 C. Juridische geschillen
C1. Het afhandelen van dossiers met een juridisch geschil
Voor welke diensten gebruiken we uw gegevens?
4.1 Dienst 1: inschrijven van een klant
Voor het inschrijven van een klant gebruikt MijnLeesclub.nl persoonsgegevens uit de 1e categorie. Dit heeft als doel het inschrijven van een nieuw lid om vervolgens diensten te kunnen leveren.
4.2 Dienst 2: uitlenen en innemen van materialen
Voor het uitlenen van materialen gebruikt MijnLeesclub.nl persoonsgegevens uit de 1e en 2e en 3e categorie.
4.3 Dienst 3: overige verwerkingen
MijnLeesclub.nl verwerkt verder persoonsgegevens uit de 1e, 2e en 3e categorie, daar waar nodig. Dit kan zijn bij het gebruik van de klantenservice door een klant, het doen van onderzoek en bij het afhandelen van juridische geschillen. Ook kan het zijn dat MijnLeesclub.nl uw persoonsgegevens moet verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
4.4 Dienst 4: interbibliothecair leenverkeer
MijnLeesclub.nl verwerkt de persoonsgegevens uit de 1e categorie bij het opvragen van werken uit de catalogus van een andere bibliotheek.
Op basis van welke grondslagen gebruiken we uw gegevens?
5.1 Toestemming
MijnLeesclub.nl gebruikt voor het versturen van de nieuwsbrief als grondslag toestemming. Deze toestemming wordt gevraagd via de website, waarbij de klant het e-mailadres kan invullen en een hokje kan aanvinken. Deze toestemming bewaart MijnLeesclub.nl ter registratie.
5.2 Overeenkomst
MijnLeesclub.nl gebruikt voor het uitlenen van boeken of e-books abonnement met een overeenkomst. Voordat deze overeenkomst tot stand komt wordt een klant ingeschreven in het systeem, dit wordt aangemerkt als de precontractuele fase.
5.3 Taak van algemeen belang
MijnLeesclub.nl gebruikt voor de bibliotheekfuncties op grond van de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen persoonsgegevens.
Bestaan van geautomatiseerde individuele besluitvorming
MijnLeesclub.nl maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming, omdat dit voor onze dienstverlening niet nodig is. Dit houdt in dat MijnLeesclub.nl bijvoorbeeld niet aan profiling doet.
Delen we de gegevens met andere partijen?
MijnLeesclub deelt geen gegevens met andere partijen. MijnLeesclub.nl maakt gebruik van een aantal leveranciers voor bijvoorbeeld softwareprogramma’s. De leveranciers van deze programma’s hebben toegang tot de persoonsgegevens en maken back-ups voor ons. Deze leveranciers zijn onze verwerkers, en wij hebben een verwerkersovereenkomst met hen gesloten om afspraken vast te leggen over bijvoorbeeld de zorgvuldige omgang met uw gegevens. Soms is MijnLeesclub.nl verplicht om op grond van wettelijke verplichtingen persoonsgegevens te verstrekken aan opsporingsinstanties. Dit doen wij alleen indien deze wettelijke plicht bestaat, anders niet.

MijnLeesclub.nl zorgt ervoor dat de gegevensuitwisseling met derden binnen de wettelijke kaders valt. Dit houdt onder andere in dat we afspraken maken met de derde partijen om te zorgen dat zij passende organisatorische en technische maatregelen nemen om klanten te kunnen verzekeren dat de privacy gewaarborgd is.
Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?
MijnLeesclub.nl heeft als uitgangspunt om persoonsgegevens alleen binnen de EU te verwerken. Aangezien de privacyverordening van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.
Hoe beveiligen we uw gegevens?
Omdat de beveiliging van persoonsgegevens erg belangrijk is, heeft MijnLeesclub.nl een strikt beleid als het hier om gaat. Zoals onder punt 7 van dit statement is duidelijk gemaakt verwerken we alleen persoonsgegevens binnen de EU. Bovendien hanteren we verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen. Voorbeelden van deze maatregelen zijn het gebruik van encryptie en het trainen van onze medewerkers en vrijwilligers op het gebied van privacy. Wij zorgen ervoor dat, indien we uw persoonsgegevens aan andere organisaties zoals de verwerkers doorsturen, deze organisaties dezelfde maatstaven aanhouden.
Hoe lang bewaren we uw gegevens?
10.3 (categorie 1) Naam en contactgegevens
Deze gegevens bewaren we zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en twee jaar nadat het lidmaatschap beëindigd is.

10.4 (categorie 2) Leengegevens:
Deze gegevens bewaren we zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en twee jaar nadat het lidmaatschap beëindigd is.

Welke rechten hebt u op basis van de verwerking van persoonsgegevens?
MijnLeesclub.nl vindt het belangrijk dat de klant de rechten op basis van de wet goed kan uitoefenen. Daarom is het heel makkelijk om via onder andere de website contact op te nemen met ons. Onder het kopje ‘contact’ vindt u een formulier waar u uw vraag kunt stellen. Via dit formulier kunt u gebruik maken van de volgende rechten:

Het recht van inzage: u hebt het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
Het recht van correctie: indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen;
Het recht van verwijdering: indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst;
Het recht van beperking: gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, hebt u het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen;
Het recht van dataportabiliteit: op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst;
Het recht van bezwaar: indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar.

Komt u er niet uit of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten dan kunt u mailen naar leesclubs@probiblio.nl. Ook kun je hiervoor contact opnemen met onze privacy officer R. Zwanenburg via privacy@probiblio.nl.

12 Klacht indienen bij de bevoegde autoriteit: Autoriteit Persoonsgegevens
MijnLeesclub.nl vindt het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, kan het voorkomen dat u als klant niet tevreden bent. Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Dit kan via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

13 Hoe kunt u contact met ons opnemen?
Mocht u nog vragen hebben, een klacht hebben of een opmerking hebben, dan kunt u contact opnemen via leesclubs@probiblio.nl. Ook kun je hiervoor contact opnemen met onze privacy officer R. Zwanenburg via privacy@probiblio.nl.